Probusclubs zijn heel vaak echte vriendenclubs. De leden komen regelmatig bij elkaar, d.w.z. op een vaste dag in de week en op een vast tijdstip. De frequentie van de bijeenkomsten loopt uiteen van clubs die elkaar wekelijks zien tot clubs die één keer in de maand samenkomen.

Op deze reguliere bijeenkomsten houden de leden beurtelings een voordracht over een interessant onderwerp of nodigen anderen, vaak leden van andere clubs, daarvoor uit. Daarnaast is er tijd voor een lunch of diner en voor ontmoeting. Van tijd tot tijd zijn er excursies of andere activiteiten, waarbij vaak ook partners welkom zijn

Probusclubs zijn geen serviceclubs zoals Rotary of Lions.

De eerste Nederlandse Probusclub uit 1977 was alleen voor heren. Later kwamen er ook gemengde clubs en pas de laatste jaren zijn de damesclubs in opkomst. Ongeveer een kwart van alle clubs stelt zich open voor damesleden. Probus Nederland is er een voorstander van, dat nieuwe clubs zoveel mogelijk als gemengde club starten. Een evenwichtige verdeling van het aantal dames­ en heren is daarbij van belang.  Momenteel zijn er bijna 12.000 leden, die verspreid over het land bij 323 herenclubs, 91 gemengde clubs en 20 damesclubs zijn aangesloten.

Is het voor stichtingen en verenigingen een wettelijke verplichting dat alle bestuursleden de jaarrekening ondertekenen?.

Wanneer uw vereniging of stichting geen onderneming in stand houdt, heeft u uitsluitend te maken met de eenvoudige regelgeving. Het jaarrekeningrecht is eigenlijk alleen voor grotere organisaties gecompliceerd. Van het ‘in stand houden van een onderneming’ is alleen sprake wanneer de commerciële activiteit in het handelsregister is ingeschreven. Daarbij doelt de wetgever niet op bijvoorbeeld het exploiteren van een kantine of de verkoop van dvd’s, boeken, en dergelijken.

Let wel, de overkoepelende doelstelling van een stichting of vereniging is nooit commercieel; het gaat hier om commerciële activiteiten binnen het grotere geheel van de stichting of vereniging.

Als uw vereniging of stichting wél een onderneming in stand houdt, maar voldoet aan tenminste twee van de volgende criteria, is de eenvoudige regelgeving eveneens van toepassing (BW artikel 396, samengevat). De criteria zijn:

………..·         het balanstotaal van de vereniging of stichting is kleiner dan € 4,4 miljoen;

………..·         de netto-omzet van de onderneming binnen de vereniging of stichting is kleiner dan € 8,8 miljoen;

………..·         het aantal werknemers van de onderneming binnen de vereniging of stichting is minder dan 50.

De overgrote meerderheid van de verenigingen en stichtingen valt dus onder de eenvoudige regelgeving!

Inhoud van de eenvoudige regelgeving

De wettelijke eisen voor verenigingen en stichtingen die onder de eenvoudige regelgeving vallen, vindt u in boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW).

De echt belangrijke artikelen zijn:

Voor een goed begrip: bij verenigingen spreekt de wet niet over de ‘jaarrekening’, maar over ‘balans plus staat van baten en lasten met een toelichting’. Dit is hetzelfde als een jaarrekening. In plaats van over een staat van baten en lasten wordt ook vaak gesproken over een ‘resultatenrekening’ of ‘exploitatierekening’.

Een ‘overzicht van ontvangsten en uitgaven’ is géén staat van baten en lasten. Een vereniging of stichting die dus wel een overzicht van ontvangsten en uitgaven opstelt, maar geen staat van baten en lasten, voldoet niet aan de wettelijke eisen.

De eisen op een rijtje

De wet stelt voor kleine’ verenigingen en stichtingen die geen onderneming in stand houden slechts heel globale en ‘normale’ eisen:

Ondertekening

Er zijn nog maar heel weinig vereniging en stichtingen die aan de vierde eis voldoen. Toch is het echt een harde wettelijke eis dat elk bestuurslid -dus niet alleen de penningmeester- de jaarrekening ondertekent. De wetgever heeft met deze eis willen benadrukken dat de jaarrekening een verantwoordelijkheid is van het hele bestuur.

Het ideale ledental ligt tussen 25 en 30 in de leeftijd van 55 jaar en ouder, maar er zijn ook clubs met 60 of meer leden. De meeste Probusclubs zijn herenclub, maar er zijn ook een toenemend aantal gemengde en damesclubs.

Gezien de startleeftijden veroudert het ledenbestand natuurlijk snel. Het is daarom van belang dat Probusclubs regelmatig nieuwe leden kunnen verwelkomen, waarbij vanzelfsprekend gelet wordt op een evenwichtige spreiding van leeftijden, beroepen e.a.. Zo blijft de club aantrekkelijk voor jong(er) en oud(er).

Regelmatig worden activiteiten georganiseerd waarvoor ook de partners van leden worden uitgenodigd. In dat geval worden soms ook partners van overleden leden nog uitgenodigd.

Onderdeel van de gezamenlijke doelstelling is het oog hebben voor de problemen van zieke leden of hun partners. Onderlinge hulpvaardigheid is een teken van verbondenheid. Wat dat betreft is het een ‘serviceclub’, maar deze service is intern en niet extern gericht, zoals bij een traditionele serviceclub.

Probusclubs zijn in de eerste plaats vriendenclubs. Het ligt dan ook voor de hand dat nieuwe leden alleen op uitnodiging lid kunnen worden.  Leden moeten bij voorkeur ook woonachtig zijn in de plaats/regio van vestiging. Van de leden wordt verwacht dat ze een maatschappelijk verantwoordelijke functie of positie hebben gehad en ten minste 55 jaar zijn. Verscheidenheid van beroepsgroepen, interesses, sekse en leeftijd is een streven.

Als u  na een verblijf in het buitenland of om andere redenen nog maar korte tijd in een stad of regio woont zult u misschien niet snel gevraagd worden. Als u toch belangstelling heeft, informeer dan bij diverse plaatselijke clubs naar hun mogelijkheden. Vaak heeft een club een website met een contactformulier of een telefoonnummer. Of de club u wel of niet als lid wenst op te nemen, is geheel aan de betreffende club. Zij zullen dat toetsen aan de intern bij hen daarvoor geldende criteria. De eerder genoemde verscheidenheid zal daarbij een rol spelen, maar de opvatting van de leden (zie hierna) is een minstens zo belangrijke factor. Niet in alle gevallen zal de club gedetailleerde informatie verstrekken over de redenen waarom de aanmelding niet gehonoreerd is.

Een kandidaat wordt eerst in de club besproken. Het is daarom vaak beter dat potentiële leden onkundig blijven van hun kandidatuur tot het moment waarop zij worden uitgenodigd. Het aspect vriendschap in de doelstelling brengt met zich mee, dat een voorgedragen kandidaat-lid alleen lid kan worden als er binnen de betreffende Probusclub hem of haar binnen de club vindt passen. Daarna krijgt natuurlijk ook het kandidaat-lid een uitnodiging voor enkele bijeenkomsten om te zien of hij/zij zich thuis voelt en of het over en weer klikt.

Het vragen en uiteindelijk opnemen van nieuwe leden dient zorgvuldig plaats te vinden aan de hand van de procedure die is vastgelegd in het clubreglement. Elke club is daarin autonoom en bepaalt zijn eigen toelatingsprocedure.

Probus Nederland registreert de contactgegevens van van  secretarissen, penningmeesters en eventueel webmasters van Probusclubs. Die zijn nodig om contacten te leggen en informatie uit te wisselen.

Functionarissen wisselen frequent. Daarom vragen wij de clubs ons de gewijzigde contactgegevens te melden. Na het wijziging van een van deze functionarissen kunt u de nieuwe naam en zijn of haar contactgegevens doorgeven via de website van Probus Nederland te vinden onder “Clubinfo/ wijziging functionaris”. U kunt ook klikken op: wijziging functionaris

Voor het opnemen van ‘verhuizers’ geldt in principe geen afzonderlijke regeling.

Het verdient aanbeveling, dat het bestuur van zijn/haar club contact opneemt met het bestuur van club(s) in de nieuwe omgeving. Dit als service, om te voorkomen dat het verhuizende lid zichzelf moet aanmelden.

Het bestuur van Probus Nederland en van vrijwel alle Probusclubs huldigen indachtig onze doelstelling het standpunt “Eens Probuslid, altijd Probuslid” . Dit betekent dat iemand, die verhuist, in beginsel moet kunnen worden opgenomen door een Probusclub in de nieuwe woonplaats of de naaste omgeving. Van een eventueel bestaande leeftijds- en ledentalregel zou in zo’n geval misschien ontheffing verleend kunnen worden. Maar voorop staat: iedere Probusclub is natuurlijk autonoom en al helemaal als het gaat om toetreding van nieuwe leden.

Voor de verhuizer is het goed om zich eerst te oriënteren op zijn/haar nieuwe woonomgeving (gemengde, dames- of herenclubs?). De secretaris van de ‘oude’ club kan daarbij behulpzaam zijn. Als de verhuizer zijn/haar keuze heeft gemaakt, neemt de secretaris van de ‘oude’ club schriftelijk contact op met de secretaris van de ‘nieuwe’ club en introduceert het verhuizende lid. Daarna ligt het initiatief om met de verhuizer contact op te nemen en de verdere toelatingsprocedure te bespreken bij de beoogde nieuwe club.

Wanneer bovenstaande spelregels met enige coulance worden gehanteerd, moet het mogelijk zijn om het lidmaatschap bij een nieuwe Probusclub voort te zetten.