Veel gestelde vragen

Vragen en antwoorden zijn niet in beton gegoten. Immers, de Nederlandse wet verandert steeds en Probus als geheel zeker ook. Ook ‘groeit’ de jurisprudentie gestaag. Dat betekent dat de vragen en de antwoorden ook veranderen, en bovendien dat formeel gezegd moet worden: “aan de hieronder gestelde vragen en antwoorden kunnen geen rechten ontleend worden”.
Heeft u zélf nog andere vragen, commentaar op de antwoorden, of enig andere opmerking, reageer en mail uw vragen, commentaar of bijdrage aan vicevoorzitter@probus-nederland.nl . Dank u wel.

Zijn bestuurders van een PC hoofdelijk aansprakelijk?

Het ligt er aan welke bestuursvorm de PC voor zichzelf kiest.

Er zijn drie soorten verenigingen:

  1. Met beperkte rechtsbevoegdheid en geen bij de Kamer van Koophandel ingeschreven statuten. Hiervan zijn alle bestuurders persoonlijk aansprakelijk voor alles wat in de vereniging mis gaat, zoals een busongeluk; bovendien geldt dat bijna altijd ook voor hun partners. Verzekering is bijna niet mogelijk en erg duur, want ieder jaar weer premie verschuldigd.
  2. Met beperkte rechtsbevoegdheid maar wél bij de Kvk ingeschreven statuten. De aansprakelijkheid van het bestuur is veel minder. Verzekering is eenvoudiger maar nog steeds duur.
  3. Met volledige rechtsbevoegdheid en door een notaris opgestelde statuten met daarna inschrijving in de KvK. Er is dan geen aansprakelijkheid van bestuurders, behalve in geval van opzet en pure nalatigheid. Verzekering dus niet nodig. Eenmalige (!) kosten opvragen bij een notaris. Voordelen: in een keer klaar, per saldo voordeliger en gegarandeerd foutloze statuten.

Het zal duidelijk zijn dat P-NL de optie C sterk aanbeveelt om ‘volledige rechtsbevoegdheid’ te kiezen: notarieel goedgekeurde statuten en ingeschreven in de KvK.

Terzijde: P-NL heeft geen contacten met notarissen door heel het land, dus een PC dient zelf een notaris te benaderen (en zo nodig lid maken). Op Internet is genoeg informatie te vinden. P-NL geeft geen advies hierin.

Bestaat er een voorbeeld voor Statuten en ook een voor een Huishoudelijk Reglement voor een Probus-Club (PC)?

Neen. Het is het beste om een notaris te raadplegen. Vooraf vragen naar een prijsopgave is tegenwoordig heel normaal.

          Toelichting: Er circuleert op internet en daarbuiten een enorm aantal al of niet anonieme voorbeelden van statuten en reglementen. Alle zijn ze opgesteld door mensen die denken dat hun product voor de door hen bedachte of gegeven situatie het beste is. De wensen van iedere club, vereniging of kring zijn immers nét weer anders dan die van de buren. Ga dus uit van uw huidige statuten.

 

Heeft het bestuur van een PC ook nog wat te maken met de “Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen” (WBTR)?

De regels voor het bestuur van de rechtsvormen vereniging, stichting, coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij veranderen regelmatig. De WBTR is op 1 juli 2021 in werking getreden. De bedoeling van de WBTR is: criminaliteit tegen gaan, omdat de onderwereld steeds nieuwe wegen zoekt voor het onderbrengen van maffiose constructies en het witwassen van crimineel verkregen geld; dit wordt ook wel ‘ondermijning’ genoemd. Dat gebeurt vaak door gebruik te maken van onschuldig ogende juridische middelen als verenigingen en stichtingen. Na een incident worden vaak ‘maatregelen genomen om herhaling te voorkomen’. Vanuit dat standpunt kan de WBTR gezien worden, waarbij men zich ook dient te realiseren dat de WBTR vooral dient ter bevordering van behoorlijk bestuur.

          De WBTR geldt voor iedere leeskring, club en andere verenigingen. Dus ook voor PC’s, zelfs als ze ‘informeel’ zijn en niet ingeschreven in de KvK. Het gevolg is dat ook van een informele PC verwacht wordt dat het de statuten aanpast. Mocht de Club geen statuten hebben, dan kunnen ze ook niet worden aangepast en dan zijn en blijven alle bestuurders (en meestal ook hun partners) persoonlijk hoofdelijk aansprakelijk voor alles wat in de club gebeurt; te denken valt bv aan een busongeluk door een erg goedkope, maar niet goed verzekerde chauffeur tijdens een excursie.

Een mogelijke vraag luidt: “wat gebeurt er als we niets doen?” Antwoord: waarschijnlijk niets, maar waarom zou het bestuur van een PC er voor kiezen om voor de prijs van twee lunches of vier borrels per lid het risico te lopen, om maar niet te spreken over het risico voor het thuisfront.

Hoe zit het met de registratie als UBO? Is het ook verplicht voor een Probusclub?

Een UBO is een Ultimate Beneficial Owner. UBO’s zijn mensen die eigenaar zijn of zeggenschap hebben over een organisatie (waar geld in om gaat). Sedert maart 2022 is het wettelijk verplicht op grond van EU-regelgeving om een inschrijving te doen in het register dat de KvK beheert.Duidelijke en gedetailleerde informatie hierover staat hier:
https://www.kvk.nl/advies-en-informatie/top-5/ubos-nog-niet-ingeschreven-sinds-27-maart-is-het-verplicht/
en hier:
https://www.henp.nl/nieuws-alles/voorkom-een-boete-en-maak-de-ubo-tijdig-kenbaar/

Verplicht voor Probus? De UBO-opgaven zijn bedoeld als instrument tegen criminaliteit, witwassen en ondermijning. Bekijk het eens door de ogen van een crime-fighter: een Probusclub (PC) is een kleine verzameling van veelal 25-30 mensen, die bijna elk jaar van bestuur wisselen. Kleine groepen mannen met vaak wisselend bestuur zijn in de ogen van elke rechercheur zonder meer verdacht. (Dames, de focus ligt meestal op mannen, maar dat kan verkeren.) Dus een algemene uitzondering bewerkstelligen voor een PC? Dat is ondenkbaar en voor Probus-NL onhaalbaar om te proberen dat te regelen. Bovenstaande link van de KvK geeft ook duidelijk aan dat organisatie met volledige rechtsbevoegdheid (hetgeen voor PC’s wordt aanbevolen) die verplichting geldt. Dus denk niet dat je als PC met ‘beperkte rechtsbevoegdheid’ rustig kan gaan slapen, want dan loop je met de WBTR tegen andere zaken aan.
Overigens, bedenk dat het een bank vrij staat een UBO-inschrijving te eisen bij een niet-rechtspersoon.

Wat is dus het advies van Probus-NL? Het formele advies is: werk toe naar volledige rechtsbevoegdheid zoals bij de vragen over de WBTR is aangegeven. Dit betekent dus ook dat je er verstandig aan doet de UBO’s van een PC te registreren.

De opgave is kinderlijk eenvoudig te doen en het kost je dan letterlijk maar één cent:
https://www.kvk.nl/inschrijven-en-wijzigen/ubo-opgave/

Hoe zit het met de wettelijk vastgestelde bescherming van de privacy van de leden van een Probus-club (PC)?

Sinds 25 mei 2018 geldt in de hele EU dezelfde privacywetgeving: de “Algemene verordening gegevensbescherming” (AVG). Deze wet handelt over het verwerken van persoonsgegevens en foto’s, plichten van organisaties, het registreren en bijhouden van gebruik en verwerken van die gegevens, de rechten van betrokkenen en het eventueel instellen van een ‘functionaris gegevensbescherming’.

          PC’s als zelfstandige verenigingen moeten ook voldoen aan alle regels die gesteld zijn. Ook Probus-Nederland (P-NL) als stichting moet hieraan voldoen.

          Een duidelijke openbare uitleg is te vinden in:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-europese-privacywetgeving

Belangrijk genoeg zeg! Ik wil dat mijn PC voor 100% aan de AVG en de WBTR voldoet! Zijn er voorbeelden van documenten?

Er is een voorbeelddocument voor aanmeldingen en/ of toestemming tot gebruik van gegevens. Ook zijn er documenten als voorbeeld voor het Privacybeleid en het Privacy-reglement.

Voorbeeld-Privacyreglement
Voorbeeld-privacybeleid
Voorbeeld-Aanmeldingsformulier

OEPS! Dat is lekker ingewikkeld allemaal; in onze PC is niemand bereid dit op zich te nemen. In mijn PC vinden we het trouwens best overdreven voor een club van 30 man. Wat moet een PC in de praktijk nou minimaal doen als je geen mensen of energie hebt voor al die administratieve handelingen?

Dat is een begrijpelijke vraag. Onmogelijk kan P-NL iets anders zeggen dan ‘houd je aan de wet’. Maar het is voorstelbaar dat een kleine club de administratieve last soms maar erg moeilijk kan dragen. Als jouw PC in elk geval zorgt dat niemand persoonlijk in zijn privacy geschaad wordt en dat er geen klachten komen, heb je er misschien kans op dat de rechter coulance betracht.

Daar zijn hier een paar tips voor:

  1. Een besluit tot vereenvoudiging van de administratieve regels van de AVG dient genomen te worden in de ALV en met algemene stemmen te worden aanvaard. De aanvaarding met ‘algemene stemmen’ is verstandig omdat de Autoriteit Persoonsgegevens over het algemeen pas actie gaat nemen bij een klacht van een betrokkene. Stel dus zeker dat er geen klachten komen vanuit de eigen populatie.
  2. Ook in de ALV moet met algemene stemmen aanvaard worden welke gegevens het bestuur van een PC zal bewaren en wat daarvan voor alle leden beschikbaar is. In de praktijk gaat het bij de contactgegevens over: naam, telefoonnummer, emailadres, desgewenst aangevuld met het adres en enkele bijzonderheden zoals beroep, mits aangedragen door betrokkene zelf. Dit geldt ook voor een eventuele partner of naasten / nabestaande.
  3. De ledenlijst met contactgegevens die toegankelijk gemaakt is voor alle leden, moet achter een wachtwoord geplaatst zijn. In elk geval mag die lijst niet openbaar toegankelijk zijn. Het zelfde geldt voor foto’s van de leden, eventuele partners en naasten.
  4. De emailadressen moeten bij een mailing aan de leden in BCC staan. Anders gezegd: de verzender zet alleen zichzelf in de adresregel, gaat vervolgens naar BCC en plaatst pas dan daar de adressen van degenen die hij wil bereiken. Immers, een email kan gemakkelijk doorgezonden worden, waardoor het gevaar bestaat dat emailadressen op een ongewenste plaats terecht komen. Het alternatief is, om gebruik te maken van een doorzend-bedrijf zoals Mailchimp.
  5. Bij de introductie van een nieuw lid moet gevraagd worden of hij / zij zich kan verenigen met de gangbare regels in die PC.
  6. Indien er sprake is van een website van die PC, zorg dan voor een functioneel of anoniem emailadres, zonder een naam te noemen (voorbeeld: rijsbergen1825@gmail.com).

Dus, belangrijk! Een vereenvoudiging van de AVG- of de WBTR-procedure is volledig voor eigen verantwoording van de eigen PC en haar bestuurders! Dus het kan niet genoeg benadrukt te worden: P-NL draagt geen verantwoording voor de keus van de PC om alleen te handelen in de geest van de AVG en WBTR, maar de administratie eenvoudig te houden.

Welke gegevens bewaart Probus-Nederland (P-NL)?

Ten behoeve van het eigen werk van P-NL is er :een lijst met secretarissen en penningmeesters van alle clubs. Het nut van deze lijst behelst in eerste aanleg de verspreiding van Nieuwsbrieven en andere emails (alles per Mailchimp) en de contributie. Maar de praktijk wijst uit dat sommige PC’s contact zoeken in de omgeving voor een gezamenlijk project of het uitwisselen van sprekers. In die gevallen zal het emailadres van de vrágende PC gegeven worden aan een of meer andere PC’s. Uiteraard kan ook gevraagd worden om een aankondiging of oproep in de volgende Nieuwsbrief.

           Voor de betrouwbaarheid van de lijst is gekozen om TWEE personen per PC in deze lijst te houden. (Tussen haakjes: zijn uw secretaris en penningmeester bekend bij P-NL? De namen zijn eenvoudig on-line bij te werken via de website.)

          Terzijde: Van een nieuwe groep die zich wil aanmelden als PC wordt veel meer gevraagd  dan twee namen. Nadat die PC is getoetst en is geïnstalleerd worden al de extra gegevens vernietigd. Dit betekent ook dat er geen lijst met de circa 14000 leden bestaat, net zo min als de statuten van de individuele PC’s.

          Er is een openbare lijst op de website van P-NL met alle PC’s, op standplaats, naam van de PC, laatst bekende aantal leden, dames of heren of gemengd, eventueel website. Daar staan geen persoonsgegevens op.

          Het bestuur van P-NL bewaart voor eigen gebruik de contactgegevens van huidige en voormalige bestuursleden van P-NL.

Er wordt in Nederland steeds meer de nadruk gelegd op gendergelijkheid. Mogen er wel PC’s bestaan die uitsluitend voor dames of voor heren bedoeld zijn?

Strikt genomen mag dat niet. Het aantal gemengde PC’s zal dan ook wel toenemen. Echter, de leden van een PC hebben een eigen procedure voor goedkeuring na een aanmelding. Afdwingen kan P-NL ook niet wegens ‘vrijheid van vereniging’. Overigens zijn er in Nederland duidelijk verenigingen specifiek voor mannen of vrouwen, zoals sportverenigingen. Het is nu afwachten op jurisprudentie ter zake.

          P-NL voert geen actief beleid in deze, maar informeel wordt het toetreden van dames in heren-PC’s en omgekeerd toegejuicht.

Er meldt zich iemand die als lid wil toetreden, zonder voorgedragen te worden. Moet een PC dat accepteren?

Binnen Probus geldt “eens lid, altijd lid”. Dus het komt nog al eens voor na een verhuizing dat de verhuizende persoon aanklopt bij een PC in zijn nieuwe woonplaats. Het is dan wel de bedoeling dat dit lid wordt toegelaten.

          Voor iemand die zichzelf meldt, niet afkomstig uit een andere PC, gelden de normale toelatingsregels van die PC.

Mag een persoon lid zijn van twee PC’s?

Dat komt wel eens voor na een verhuizing.

Je kan niet van een lid verwachten dat hij de contacten met een vorige vriendenkring verbreekt.

Heeft een uittredend lid van een vereniging recht op restitutie van de contributie?

Neen, er is geen recht op restitutie van een deel van de contributie, tenzij er iets over geregeld is in de statuten.
Art 2:35, lid 5 BW is daar duidelijk over: “Wanneer het lidmaatschap in de loop van een boekjaar eindigt, blijft, tenzij de statuten anders bepalen, desniettemin de jaarlijkse bijdrage voor het geheel verschuldigd.”

Hoe kan een Probusclub buitengewone leden hebben?

Het komt nog al eens voor dat een Probusclub iemand tot erelid wil benoemen,  wegens bijzondere verdienste.  Of de club wil iemand slapend lid maken, omdat betrokkene niet meer kan komen door (bijvoorbeeld) ouderdom. En betrokkene wil tóch niet uitgeschreven wil worden. Ook andere varianten zijn denkbaar.
Het is aan die betrokken Probusclub zelf om te beslissen of zoiets binnen die club kan bestaan, hoe dat tot stand komt, wat de bijzonderheden dan zullen zijn en hoe dit vastgelegd wordt in het Huishoudelijk Reglement of het Statuut. Probus-Nederland speelt daarin geen rol.